В началото на всяка среща модераторът може да зададе един прост, но насочващ въпрос: „Какъв конкретен резултат трябва да постигнем през следващите 15 минути, за да бъде тази среща успешна?“ Той измества фокуса от това какво ще обсъждаме към това какво трябва да бъде постигнато – решение, одобрение на план, разпределяне на задачи или избор на следваща стъпка.

Идеята е полезна, но не трябва да се представя като универсална гаранция. Няма надеждни данни, че един въпрос автоматично съкращава всяка бизнес среща наполовина. Ефектът зависи от ясната цел, правилните участници и последователната модерация. Изследване с 361 служители и 7196 срещи не открива статистически значимо подобрение в оценката за ефективност, но отчита по-голяма осъзнатост за целите и поведението на участниците. Затова въпросът по-скоро е част от добра организация, а не самостоятелно решение.

Целта е по-важна от разговора. Когато целта е неясна, решенията се забавят и се създава объркване, дори разговорът да изглежда активен. Полезно е още преди срещата да се отговори на въпроса „За какво е тази среща?“. Така участниците не просто обсъждат, а се движат към конкретен изход.

15 минути за посока, не за всичко. Краткият времеви хоризонт не означава, че сложна тема трябва да бъде решена за 15 минути. Той служи като проверка дали разговорът върви към резултат. При сложна тема може да се формулира междинна цел: избор между два варианта, уточняване на липсващи данни или определяне кой ще подготви предложението. Сходен модел за 25-минутни срещи разпределя времето на контекст, фокус върху ключовите въпроси и действия след разговора.

Ясен завършек. В края на срещата трябва да има отговор на три въпроса: какво е решено, кой поема задачата и кога трябва да бъде изпълнена. Ако тези отговори липсват, дори кратката среща може да се окаже неефективна.

Мащабът на проблема. Изследване сред над 9000 работници оценява, че срещите заемат средно 12% от работното време и 14% от разходите за заплати. Същите данни показват, че срещите носят полза чрез обмен на знания и координация. Затова целта не е да ги премахнем, а да ги използваме по-ясно и целенасочено.